Animer son restaurant : idées d'événements et calendrier de l'année

Une animation de restaurant ne se choisit pas dans une liste d’idées, aussi longue soit-elle : elle se choisit à partir du creux qu’elle doit remplir. Un mardi soir vide, un midi qui ne décolle pas en janvier, une terrasse qui attend l’été : chaque situation appelle son type d’événement, son budget et ses démarches. Ce guide donne le critère qui décide, le tableau des animations avec ce qu’elles coûtent, ce qu’elles demandent et à qui elles parlent, le calendrier des temps forts de l’année, puis les autorisations à vérifier avant d’annoncer quoi que ce soit.

Le critère qui décide : quel creux remplir

Pour organiser une animation qui rapporte, commencez par votre planning de réservations, pas par une idée vue dans un autre restaurant. Repérez le service le plus faible de la semaine et la période la plus creuse de l’année : c’est là qu’une animation rapporte. Organiser un concert un samedi déjà complet ne fait que déplacer des clients ; le même concert un mercredi en remplit une salle.

Ensuite, trois questions tranchent.

• Quel creux ? Un soir de semaine se remplit avec un rendez-vous régulier, à date fixe, qui devient une habitude. Un midi calme se travaille par l’assiette (un menu du jour, un plat de saison), rarement par un spectacle : la journée de travail de vos clients ne leur laisse pas le temps. Une saison basse (janvier, fin d’été) se prête à un temps fort annoncé longtemps à l’avance.
• Pour quelle clientèle ? Les habitués du quartier, les salariés des bureaux voisins, les familles du week-end, les groupes d’amis, les touristes : chacun répond à une animation différente. Un quiz attire des tablées de quatre à six amis ; une dégustation, des couples et des curieux ; un match, des fans qui restent longtemps et consomment surtout au bar.
• Avec quel budget et quel temps d’équipe ? Certaines animations ne coûtent presque rien mais demandent des heures de préparation ; d’autres se louent clés en main mais pèsent sur la marge de la soirée.

Ce qu’il faut retenir : une animation réussie remplit un service qui ne se remplissait pas seul, avec une clientèle qui revient ensuite sans l’animation.

Régulière ou ponctuelle : les familles d’animation

Deux logiques s’opposent, et la plupart des établissements ont intérêt à combiner les deux.

On peut aussi classer les animations selon l’endroit où elles se passent :

• dans l’assiette : menu de saison, accord mets et vins, dégustation, brunch, atelier ou cours de cuisine, animation culinaire devant les convives ;
• dans la salle : quiz, blind test, karaoké, musique live, DJ, jeux de société, repas spectacle ;
• à l’écran : retransmission d’un match, d’une course ou d’une Coupe du monde, avec une ambiance festive assurée mais un public qui consomme surtout au bar ;
• dehors : terrasse animée, marché de producteurs devant la porte, participation à une fête de quartier.

Les animations dans l’assiette restent, à notre avis, le type d’animation le plus simple à rentabiliser pour un restaurant : elles font vendre ce que vous vendez déjà, et l’expérience reste celle de votre cuisine. Une collaboration avec un producteur, un brasseur ou un vigneron de votre région donne en plus un sujet tout trouvé à vos publications. Celles de la salle font venir des groupes, mais demandent souvent une autorisation.

Les animations, ce qu’elles coûtent et ce qu’elles demandent

Voici les animations les plus courantes, triées par ce qu’elles vous coûtent et ce qu’elles vous imposent. Le coût est donné en niveau (faible, moyen, élevé), car il dépend de votre ville, de votre salle et des prestataires disponibles.

Ce qu’il faut retenir : pour remplir un soir de semaine sans grand budget, le quiz, le blind test et la soirée jeux de société sont les plus sûrs. Le concert et le repas spectacle se réservent aux soirs où le panier moyen couvre le cachet.

Le calendrier de l’année

Les temps forts de l’année fournissent le prétexte, à condition de s’y prendre tôt : les clients comparent les propositions plusieurs semaines avant une date comme la Saint-Valentin ou le réveillon, et un établissement qui annonce la veille arrive après les autres. La colonne « à lancer » indique quand commencer à préparer et à annoncer.

Deux mois de l’année méritent une attention particulière. Janvier est souvent le plus calme de l’année : c’est le bon moment pour lancer un rendez-vous régulier, qui aura le temps de s’installer avant le printemps. Décembre se prépare dès la rentrée : les entreprises réservent leurs repas de fin d’année tôt, et celles qui n’ont pas reçu de proposition en octobre ont souvent déjà choisi ailleurs.

Les autorisations à vérifier avant d’annoncer

Une animation mal déclarée peut coûter plus cher que tout ce qu’elle rapporte. Voici ce qu’il faut vérifier, de la plus fréquente à la plus rare.

La musique. Diffuser de la musique dans un établissement ouvert au public suppose une autorisation préalable de la Sacem et un contrat avec elle ; la Sacem collecte en même temps la rémunération équitable due à la Spré. Une musique d’ambiance et une soirée musicale (concert, karaoké, DJ) ne relèvent pas du même tarif : déclarez chaque animation musicale avant la date. Diffuser sans autorisation une musique protégée est une contrefaçon.

Le volume, si la musique amplifiée est habituelle. Le Code de la santé publique (article R1336-1) plafonne le niveau sonore des lieux qui diffusent des sons amplifiés à 102 dB(A) et 118 dB(C) sur 15 minutes, en tout endroit accessible au public. Un établissement ouvert toute l’année est considéré comme diffusant à titre habituel dès 12 soirées par an : un concert mensuel suffit. Il doit alors établir une étude de l’impact des nuisances sonores (article R571-27 du Code de l’environnement), qui peut conclure à la pose d’un limiteur.

Les horaires. Les heures de fermeture des débits de boissons sont fixées par arrêté préfectoral, et varient d’un département à l’autre. Pour une soirée qui finit plus tard, une dérogation ponctuelle se demande le plus souvent au maire, plusieurs semaines à l’avance (le délai dépend de la commune) ; une dérogation permanente relève du préfet.

Le match. Un abonnement souscrit pour la maison ne couvre pas la diffusion devant une clientèle : les diffuseurs proposent des offres réservées aux professionnels.

Les jeux avec lots. Un quiz gratuit, où l’on gagne par ses connaissances, est un concours. Un loto ou un bingo à mise payante relève des jeux de hasard, que la loi réserve à des cas précis ; un commerce s’en tient au concours gratuit.

La terrasse. Une animation qui déborde sur le trottoir suppose une autorisation d’occupation du domaine public délivrée par la mairie.

Dimensionner la soirée

Une animation se calcule comme un plat de la carte : elle doit couvrir son coût et laisser une marge au restaurant.

• Le seuil de couverts : divisez le coût de l’animation (cachet, lots, matériel, heures de personnel en plus) par la marge que vous laisse un couvert ce soir-là. Si le résultat dépasse ce que la salle peut accueillir, l’animation ne tiendra pas.
• La jauge : comptez les places réellement utilisables une fois l’animation installée. Un musicien, un écran ou des tables de jeux prennent de la place.
• La réservation : pour un événement ponctuel, elle permet de prévoir le personnel et les achats. Un acompte limite les absences.
• Le menu : un menu dédié ou un prix fixe simplifie la cuisine et sécurise le ticket moyen ; une carte complète un soir de concert ralentit le service.
• Le personnel : prévoyez une personne de plus en salle pour une soirée qui attire des groupes, et quelqu’un qui connaît le déroulé pour organiser la journée de préparation.

Un exemple de calcul, avec des chiffres à remplacer par les vôtres : une soirée qui coûte 300 € en tout, dans un restaurant où chaque couvert laisse 15 € de marge, doit amener 20 couverts de plus qu’un soir ordinaire. Si ce soir-là vous en servez déjà 15 sur 40 places, il en faut 35 : c’est jouable. Si vous en servez déjà 30, la salle sera pleine avant d’avoir couvert la soirée, et l’animation se joue sur la fidélité qu’elle crée plutôt que sur la recette du soir.

Faire savoir l’événement

Une animation que personne ne connaît reste une soirée ordinaire. Comptez trois semaines au moins pour un événement ponctuel.

Une affiche en salle et en vitrine, lisible depuis la rue, reste le support le plus vu par vos clients actuels : un titre, la date, l’heure et le prix, lisibles à deux mètres. Ajoutez l’événement à votre fiche Google et publiez-le sur vos réseaux sociaux, avec une date, une heure, un prix et une photo de la soirée précédente si vous en avez une. Une publication la veille, puis le jour même, rappelle la date à ceux qui avaient dit « peut-être ».

Vos meilleurs relais sont vos habitués : prévenez-les en premier, par exemple les porteurs de votre carte de fidélité, avec une réservation prioritaire. Un jeu-concours qui fait gagner deux places pour une soirée attire aussi de nouveaux visages.

Les erreurs qui font rater une animation

Ce que nous prendrions selon votre établissement

• Café de quartier

  un quiz ou une soirée jeux de société, un soir fixe par semaine, à coût presque nul.

• Bistrot du midi

  le menu de saison et une formule spéciale aux temps forts du calendrier, plutôt qu’une soirée.

• Restaurant gastronomique

  un dîner accord mets et vins par saison, sur réservation, à prix fixe.

• Bar

  un blind test ou un concert acoustique en semaine, les matchs avec un abonnement professionnel.

• Restaurant familial

  le brunch du dimanche, les fêtes du calendrier (Pâques, fête des mères) et les anniversaires d’enfants sur réservation.

• Food truck

  les marchés et fêtes de quartier, plutôt qu’une animation sur place.

Une animation n’est qu’un des moyens de faire revenir vos clients : notre dossier pour fidéliser les clients d’un restaurant compare son coût et son délai d’effet à ceux de la carte de fidélité, des bons cadeaux et des jeux-concours.